Persónuvernd og gagnavinnsla í skýjalausnum

Hver rekur þjónustuna

Allar þrjár lausnirnar eru afhentar viðskiptavinum af Datera ehf., sem er ábyrgðaraðili þeirra persónuupplýsinga sem unnar eru í þeim.

Lausnirnar keyra á sameiginlegum tæknigrunni sem rekinn er af Versoria ehf. (kt. 591125-1680). Versoria er sjálfstæður lögaðili sem starfar sem vinnsluaðili Datera fyrir hýsingu, gagnagrunna og auðkenningu. Versoria notar jafnframt þá innviðaþjónustuaðila sem taldir eru upp hér að neðan sem undirvinnsluaðila. Versoria birtir eigin skilmála, vinnslusamning og lista yfir undirvinnsluaðila; komi upp ósamræmi milli þessarar síðu og þess lista er listi Versoria ítarlegri og nýrri heimild um innviðina.

Vinnsluaðilar fyrir innviði

Þjónustuaðilar sem tengjast eingöngu einni tiltekinni lausn (auglýsingakerfi, gervigreindarlíkön, vefleit) eru tilgreindir í umfjöllun um viðkomandi lausn.

Allar persónuupplýsingar sem unnar eru á tæknigrunninum eru geymdar innan Evrópska efnahagssvæðisins (EES). Þar sem hugbúnaður sendir gögn til aðila utan EES er það tekið fram í kafla viðkomandi lausnar ásamt viðeigandi verndarráðstöfunum.

Kvasir mælaborð

Viðskiptavinir Datera skrá sig inn til að fylgjast með árangri markaðsstarfs á Meta, Google Ads, Google Analytics og öðrum miðlum, bæði innlendum og erlendum. Aðgangurinn er eingöngu til lesningar: mælaborðið birtir árangurstölur en getur hvorki búið til, breytt, sett í pásu né eytt neinu í tengdum aðgöngum.

Gögn lesin frá Meta. Með heimild aðgangseiganda, og eingöngu fyrir aðganga sem tengdir eru við fyrirtækjareikning (business portfolio) Datera, les Kvasir:

• Árangur auglýsinga: birtingar, umfang (reach), smelli, eyðslu, smellihlutfall, kostnaðarmælikvarða og fjölda umbreytinga, á reiknings- og herferðastigi.

• Árangur Facebook-síðu: umfang, birtingar, þátttöku (engagement), skráningar og afskráningar fylgjenda, síðuflettingar, myndbandsáhorf og nýlegar færslur ásamt þátttökutölum.

• Árangur Instagram: umfang, flettingar, virka aðganga, smelli á prófíltengla, samskipti og deilingar; nýlegar færslur ásamt þátttöku; og heildartölfræði um lýðfræði fylgjenda (aldursbil, kyn, borgar- og landaskiptingu). Meta afhendir þessar upplýsingar eingöngu á samandregnum nótum og aðeins ef hópurinn nær tiltekinni lágmarksstærð; enginn einstaklingur er persónugreinanlegur.

Hvað við lesum EKKI. Enga viðskiptavinalista, enga markhópa, engin skilaboð eða athugasemdir, engar tengiliðaupplýsingar og engin gögn á einstaklingsstigi um þá sem sáu eða áttu í samskiptum við auglýsingu eða færslu. Enga Meta-notendaprófíla.

Gögn lesin úr öðrum miðlum. Árangursgögn úr Google Ads, Google Analytics og öðrum kerfum eru lesin á sama hátt: samandregnir mælikvarðar á reiknings-, herferðar- eða vefsvæðisstigi (property-level), með heimild viðskiptavinar, eingöngu til lesningar.

Hvað við vistum. Eingöngu lágmarksupplýsingar fyrir uppsetningu:

• hvaða auglýsingaaðgang, Facebook-síðu, Instagram-aðgang eða Google-vefsvæði mælaborðið sýnir: auðkenni aðgangsins og birtingarnafn

• mælaborðin sjálf, uppsetning og skýringatextar er unnið af starfsfólki Datera

• notendaaðganga þeirra sem skrá sig inn: nafn, netfang, hlutverk og hvaða viðskiptavini eða mælaborð þeir mega skoða

Hvað við vistum EKKI. Árangurstölurnar sjálfar eru ekki geymdar til langs tíma. Þær eru sóttar til Meta eða Google í hvert sinn sem mælaborð er opnað og aðeins geymdar stutta stund í vinnsluminni (memory) til að forðast endurteknar fyrirspurnir á stuttum tíma og bæta upplifun notenda.

Aðgangsheimildir. Aðgangslyklar sem vefþjónninn notar til að tengjast Meta eru dulkóðaðir og vistaðir í læstri geymslu á hýsingaþjóni. Þeir eru aldrei skrifaðir í gagnagrunninn og aldrei sendir í vafra.

Hverjir hafa aðgang. Aðgangur er eingöngu samkvæmt boði; engin opin nýskráning er í boði. Kerfisstjóri verður að bæta einstaklingi við áður en hann getur skráð sig inn, og hver og einn sér aðeins þau mælaborð sem honum hafa verið úthlutuð. Starfsfólk Datera sér mælaborð þeirra viðskiptavina sem það vinnur fyrir.

Varðveislutími. Notendaaðgangar eru varðveittir á meðan viðskiptasambandið varir og er eytt innan 90 daga frá lokum þess, nema viðskiptavinur óski eftir fyrri eyðingu. Uppsetningum mælaborða er haldið til haga nema viðskiptavinur óski sérstaklega eftir eyðingu (svo uppsetningin sé til staðar ef viðskiptavinur snýr aftur til Datera). Árangursgögn eru alls ekki varðveitt, eins og lýst er hér að ofan.

Eyðing gagna

Kvasir mælaborð geyma ekki persónuupplýsingar sem eru sóttar frá Meta. Mælaborðið les árangurstölur auglýsinga og efnis frá Meta þegar það er opnað en vistar þær ekki. Það sem er vistað eru stillingar: hvaða aðganga mælaborðið sýnir og aðgangar þeirra einstaklinga sem hafa leyfi til að skoða það.

Til að óska eftir eyðingu gagna um þig, eða eyðingu tengingar milli Meta-eigna þinna og mælaborðs hjá Datera:

• Sendu tölvupóst á tryggvi@datera.is með efnislínunni „Data deletion request“.

• Tilgreindu viðkomandi auglýsingaaðgang, síðu, Instagram-aðgang eða mælaborð, ásamt netfangi Kvasis-notandaaðgangsins þíns ef við á.

• Við staðfestum móttöku innan fimm virkra daga og sendum skriflega staðfestingu þegar eyðingu er lokið, að jafnaði innan 30 daga frá móttöku beiðninnar.

Þegar tenging er fjarlægð er vistuðu aðgangsauðkenni og birtingarnafni eytt og aðgangur mælaborðsins að viðkomandi aðgangi afturkallaður. Þegar notendaaðgangi er eytt eru nafn, netfang og aðgangsheimildir viðkomandi fjarlægðar. Þar sem engar árangurstölur eru varðveittar eru engin söguleg Meta-gögn til staðar til að afmá.

Þú getur einnig afturkallað aðgang Datera hvenær sem er beint hjá uppruna með því að fjarlægja samstarfsaðila Datera eða forritið í stillingum Meta Business; Kvasir missir þá aðgang samstundis.

Mímir

Mímir er gervigreindarsvíta fyrir markaðs- og kynningarstarf. Viðskiptavinir og starfsfólk Datera nota Mími til að spjalla við gervigreindarlíkön, vinna með sérhæfðum þjörkum (specialised ai assistants) sem eru stilltir inn á rödd og stefnu vörumerkisins, og keyra sjálvirk vinnuflæði. Hverjum viðskiptavini er úthlutað sérstöku vinnusvæði á Versoria-grunninum.

Gögn sem við vinnum með:

• Aðgangsgögn: nafn, netfang, hlutverk og hvaða vinnusvæði og þjarka viðkomandi má nota.

• Efni sem þú leggur inn: skilaboð, innsendar skrár og myndir, færslur í fyrirmælasafni (prompt library) og allt sem þú biður þjarka um að skrifa eða greina.

• Stillingar skrifaðar af Datera eða viðskiptavini: rödd og tónn vörumerkis (brand voice profile), stefna, strategíur, leikbækur fyrir atvinnugreinar (sector playbooks) og leiðbeiningar fyrir þjarka. Þetta eru rekstrarupplýsingar en þær geta innihaldið nöfn starfsfólks viðskiptavinar.

• Minnispunktar (memory notes): þjarkur getur haldið utan um stutta minnispunkta með þínum óskum og vinnusamhengi innan eins vinnusvæðis svo síðari samtöl byrji ekki á byrjunarreit. Þú getur skoðað og eytt þessum punktum hvenær sem er í stillingum þínum og beðið þarkinn að gleyma eða breyta atriðum í miðju samtali.

• Notkunarskrár: hvaða mállíkan var notað, hvenær og hversu margar einingar (tokens), geymt fyrir reikningagerð og afkastagetuáætlanir. Notkunarskrár innihalda ekki texta úr spjalli.

• Öryggis- og aðgerðaskrár (audit log): innskráningar, stjórnunaraðgerðir og aðgangsbreytingar, ásamt tímasetningu og IP-tölu, geymt vegna öryggis.

• Tæknilegar atburðaskrár: villur eru tilkynntar til Sentry en texti skilaboða, efni úr fyrirmælasafni og raddsnið eru fjarlægð áður en sending á sér stað.

Gervigreindarlíkön. Þín skilaboð, viðhengi og þær stillingar vinnusvæðisins sem skipta máli eru sendar til veitanda gervigreindarlíkans til að búa til svar. Hvaða veitandi á í hlut fer eftir því hvaða líkan er valið fyrir samtalið; viðskiptavinir geta notað líkön frá:

Gagnaflutningur til þessara aðila byggir á persónuverndarsamkomulagi ESB og Bandaríkjanna (EU–US Data Privacy Framework) þar sem veitandi hefur vottun, en að öðrum kosti á stöðluðum samningsskilmálum framkvæmdastjórnar ESB (Standard Contractual Clauses).

Starfsfólk Datera kann að auki að meta líkön frá öðrum veitendum með tilliti til gæða og kostnaðar. Þau líkön eru ekki aðgengileg á aðgöngum viðskiptavina (eins og er) og efni viðskiptavina er aldrei sent til þeirra.

Vefleit. Þegar þú biður þjark um að leita á vefnum er leitarfyrirspurnin sem hann mótar (ekki samtalið þitt) send til Brave Search. Brave fær engar upplýsingar um hver þú ert. Staðsetning vinnslu: Bandaríkin.

Myndagerð. Þar sem myndagerð er virkjuð á vinnusvæði eru textalýsing myndarinnar (prompt) og viðmiðunarmyndir sem þú hengir við sendar til OpenAI/Gemini samkvæmt sömu skilmálum og að ofan.

Hvað er vistað og hvar. Samtöl, skilaboð, minnispunktar, innsendar skrár og uppsetningar eru geymd í gagnagrunni og skráageymslu tæknigrunnsins á Írlandi. Skrár sem sendar eru til líkanaveitanda sem hluti af fyrirspurn er hlaðið upp í tímabundna skráageymslu viðkomandi veitanda, vísað er í þær á meðan samtal stendur yfir og þeim eytt sjálfkrafa að því loknu; veitandinn varðveitir þær ekki.

Hverjir hafa aðgang. Aðgangur er eingöngu samkvæmt boði. Innan vinnusvæðis viðskiptavinar sér hver og einn aðeins þá hjálpara og samtöl sem hann hefur rétt á að skoða; samtöl eru einkamál þess sem átti þau nema þeim sé sérstaklega deilt. Starfsfólk Datera sem þjónustar viðkomandi viðskiptavin hefur aðgang að stillingum vinnusvæðisins og, hafi viðskiptavinur virkjað það, samtölum, í þeim tilgangi að viðhalda hjálpurum og veita þjónustu. Kerfisstjórar tæknigrunnsins hjá Datera og Versoria hafa tæknilegan aðgang að gagnagrunninum vegna rekstrar og stuðnings, bundnir þagnarskyldu.

Þjálfun. Ekkert sem þú skrifar í Mími er notað til að þjálfa gervigreindarlíkön, hvorki af okkur né af nokkrum þjónustuveitanda.

Varðveislutími. Samtöl þín og skrár eru varðveitt á meðan aðgangur þinn er virkur svo þú getir alltaf gengið að þeim. Efni vinnusvæðis er eytt innan 18 mánaða frá því að viðskiptasambandi lýkur. Notkunarskrár eru geymdar í sjö ár með bókhaldsgögnum okkar. Öryggis- og aðgerðaskrár eru geymdar í 24 mánuði.

Eyðing gagna

Þú getur eytt einstökum samtölum sjálf(ur) hvenær sem er og flutt út afrit af gögnunum þínum í prófílstillingum.

Til að eyða aðganginum þínum notarðu „Eyða aðgangi“ í prófílstillingum, eða sendir tölvupóst á tryggvi@datera.is með efnislínunni „Data deletion request“. Þegar aðgangi er eytt er lokað fyrir innskráningu tafarlaust og persónuauðkennum þínum skipt út fyrir gerviauðkenni (pseudonymous marker), svo skrár sem vinnusvæðið þarf áfram á að halda (til dæmis hver skrifaði samnýtta stefnulýsingu) bendi ekki lengur á þig. Samtölum þínum og minnispunktum er eytt. Við staðfestum móttöku innan fimm virkra daga og lok eyðingar innan 30 daga.

Vinnusvæðum viðskiptavina er eytt í heild sinni sé þess óskað af tilnefndum tengilið viðskiptavinarins, eða við lok varðveislutímans sem tilgreindur er að ofan.

Birta

Birta er kerfið sem Datera notar til að smíða og halda utan um birtingaplön. Viðskiptavinir og starfsfólk Datera nota kerfið til að setja upp og stýra birtingaáætlunum og tímasetningum herferða.

Gögn sem við vinnum. Aðgangsgögn (nafn, netfang, hlutverk, fyrirtæki) og efni birtingaáætlana og herferða, sem eru rekstrarupplýsingar en geta innihaldið nöfn starfsfólks hjá viðskiptavini eða miðlum. Birta nýtir sama Versoria-gagnagrunn og auðkenningu og lýst er að ofan og notar sömu innviðavinnsluaðila.

Varðveisla og eyðing. Eins og gildir um aðra þjónustu: efni er varðveitt á meðan viðskiptasambandið varir og eytt innan 18 mánaða frá lokum þess; beiðnir um eyðingu aðganga og gagna sendast á tryggvi@datera.is með efnislínunni „Data deletion request“.

Hafa samband

Fyrirspurnum um ofangreint svarar Tryggvi Freyr Elínarson á tryggvi@datera.is. Upplýsingar um réttindi þín, svartíma og hvernig beina má kvörtun til Persónuverndar er að finna í almennri persónuverndarstefnu okkar.

Síðast uppfært: 8. september 2026